Admin оформила поездку по РФ: приказ, билет, отель. Ночью сотрудник заболел – номера страховой нет, полис не оформляли («по России не обязательно»), «дежурный» – офисный телефон до 18:00. CFO узнал о лечении из авансового отчёта. HR боится, что duty of care – «для гигантов», хотя ответственность работодателя по ТК РФ уже на любой командировке. За 2–4 недели до выезда соберите чек-лист: страховка, брифинг, контакты 24/7, план Б и пункты для тревел-политики.
Duty of care – забота работодателя о безопасности в поездке; отдельного термина в ТК РФ нет, но ст. 22 и 214 обязывают обеспечить безопасные условия. Минимум: класс риска маршрута, полис по правилам въезда или решение политики для РФ, письменный брифинг, лист контактов 24/7 и план Б. Не путайте с форс-мажором при срыве рейса – здесь превентивная подготовка до выезда.
По опросу SAP Concur (цит. «Коммерсантъ», 16.06.2026) 93% бизнес-туристов считают поездки полезными, но 67% не хотят ехать из-за безопасности и сбоев. Доля тех, кто возлагает ответственность за безопасность на работодателя, выросла с 18% (2020) до 27%, при этом только 58% уверены, что компания реально поможет. На практике HR и Admin в понедельник оформляют поездку в Екатеринбург, в среду – в Стамбул: нужен один рабочий каркас, а не лекция про «корпоративную культуру заботы».
Материал не заменяет юриста. Ниже – операционный чек-лист для HR, Admin и CFO. Раздел про форс-мажор при отмене рейса – в статье про форс-мажор в командировке; полный шаблон политики – в тревел-политике компании. Здесь – приложение «безопасность и duty of care».
Разберите, что работодатель обязан по ТК РФ
Типичная ошибка – считать, что безопасность сотрудников в командировках касается только заграницы. Ст. 22 ТК РФ обязывает работодателя обеспечивать безопасность и условия труда; ст. 214 возлагает обязанности по охране труда, в том числе на рабочем месте вне офиса. Маркетинговый duty of care и нормы ТК – разные слова, но для ЛПР смысл один: поездка – рабочая среда, и «мы ничего не обещали» не снимает рисков.
Не делайте вид, что достаточно приказа и билета. Сделайте документируемые шаги: назначьте владельца чек-листа (HR или Admin), зафиксируйте класс поездки и сохраните подтверждение, что сотрудник получил памятку. CFO полезно видеть связку «риск – мера – ответственный», чтобы расходы на полис или TMC не выглядели «лишними».
Классифицируйте риски до выезда: РФ, заграница, повышенный риск
Без развилки маршрута страховку либо покупают «на всякий случай» везде, либо не покупают нигде. За 2–4 недели до выезда проверьте три уровня.
| Класс поездки | Что проверить до приказа | Типичная ошибка |
|---|---|---|
| РФ, обычный маршрут | Полис по политике (ДМС/travel); контакты 24/7; план Б при болезни | «По России полис не нужен» без записи в политике |
| Заграница / виза | Медполис по правилам въезда; работодатель платит (ПП РФ №749); приказ с расходами | Полис оформляет сотрудник сам |
| Повышенный риск | Согласование руководителя; усиленный брифинг; посольство в контактах | Устное «осторожнее» без письма |
Сравните маршрут с тревел-политикой: лимиты отеля и транспорта – часть безопасности, не только экономии. Для визовых нюансов до выезда смотрите материал про визовую поддержку, здесь – страховка и риски как часть duty of care.
Выберите полис по маршруту: когда обязателен, когда рекомендован
Главная боль HR: «обязана ли компания страховать сотрудника в командировке?» Ответ зависит от маршрута, не от желания CFO.
- Виза или въезд требуют медполис – расходы несёт работодатель, укажите страхование в приказе (ст. 168 ТК РФ, служебный характер расходов).
- По РФ полис для въезда обычно не обязателен – но риск вреда и репутации остаётся; зафиксируйте в политике: travel-полис, ДМС или обоснованный отказ.
- Страхование от НС по №125-ФЗ покрывает травмы при исполнении обязанностей, не бытовые случаи в гостинице – аргумент за отдельный travel-полис.
На практике оформляйте полис до подписания приказа, если он обязателен по маршруту. Не делайте покупку «после вылета». Добавьте в one-pager номер ассистанса 24/7 и условия эвакуации – ОМС не заменяет эвакуацию за рубежом.
Соберите one-pager контактов и план Б для сотрудника
В реальном проекте сотрудник в 2:00 гуглит «где врач», если нет готового листа. Соберите одностраничную памятку и отправьте письменно – почта, LMS, корпоративный портал; сохраните подтверждение получения.
Минимум в памятке:
- Маршрут, даты, отель, контакт на месте.
- Страховая 24/7 (номер полиса, что сказать диспетчеру).
- HR-дежурный и запасной контакт (не только офис до 18:00).
- TMC или агент, если бронировали через оператора.
- Посольство / консульство – для заграницы.
- План Б: болезнь, задержка рейса, утеря документов – кто звонит первым.
Эскалация при инциденте:
Сотрудник → HR-дежурный / TMC → страховая ассистанс → руководитель → CFO (если расходы)
Проверьте, что номера рабочие в нерабочее время. GPS-трекинг сотрудника без письменного согласия – отдельный риск; альтернатива – check-in по запросу HR. Избегайте «общего телефона ресепшена» как единственной линии.
Пропишите пункты в тревел-политике и эскалацию через TMC
Без 5–7 пунктов в политике каждая поездка решается в чате. Добавьте в положение или приложение раздел «безопасность и duty of care»:
- классификация поездок (РФ / заграница / повышенный риск);
- правила страхования и кто согласует отказ;
- обязательный pre-trip брифинг и срок (не позднее чем за неделю);
- лист экстренных контактов и владелец актуализации;
- эскалация инцидента и срок отчёта CFO;
- документы после инцидента (акты, чеки, справки для авансового отчёта);
- ревизия чек-листа после поездки с инцидентом.
TMC (тревел-оператор для компаний) при инциденте помогает с перебронированием, связью с перевозчиком и иногда мониторингом рейсов – но только если контакты и полномочия прописаны до выезда. Действующим клиентам оператор может дать круглосуточную линию; в статье это не оффер «24/7 всем». Если модель TMC ещё не выбрана, сравните услуги TMC и процесс для корпоративных клиентов.
Пройдите чек-лист HR/Admin за 2–4 недели до поездки
Ниже – рабочий чеклист по срокам. Назначьте одного владельца и используйте его для каждой поездки, не откладывая страховку «на потом».
- За 4 недели: маршрут, класс риска, владелец чек-листа.
- За 3 недели: решение по полису или отказ с обоснованием в политике (согласуйте с CFO).
- За 2 недели: приказ с упоминанием страховки, если она нужна; бронирования по политике.
- За 1 неделю: one-pager контактов и план Б сотруднику; письменный брифинг с рисками региона.
- За 3 дня: проверьте документы, билеты, отель, номера ассистанса.
- В поездке: экстренная линия доступна; HR/TMC на связи.
- После возвращения: при инциденте – debrief, обновление чек-листа и политики.
Критерий успеха простой: перед выездом есть заполненный чек-лист (страховка или зафиксированный отказ, брифинг, контакты 24/7, план Б, эскалация); сотрудник получил памятку с подтверждением; в тревел-политике или приложении – 5–7 обязательных пунктов безопасности. Если чего-то нет – поездку лучше не отпускать «как обычно».
Нужен расчёт командировки с учётом страховки и маршрута – получите расчёт на странице контактов. Если процесс ещё не выстроен, обсудите маршрут и полис с оператором. Дополнительные ответы – в разделе FAQ.
Материал проверен: Редакция EcoTravelSystem (Редакция блога «Материалы», EcoTravelSystem (ООО «Жираф»)).
Достоверность данных: ст. 22 и 214 ТК РФ (КонсультантПлюс, legalacts.ru); страхование и ПП РФ №749 (trivio.ru, bronevik.com); опрос SAP Concur («Коммерсантъ», 16.06.2026); практика duty of care (doctorteam.ru, radar.vipservice.ru); частотность запросов – по Яндекс Вордстат, сентябрь 2026.
Частые вопросы
Обязана ли компания страховать сотрудника в командировке по России?
По закону для поездок внутри РФ отдельный travel-полис обычно не требуется для въезда. Работодатель всё равно несёт обязанности по безопасности (ст. 22, 214 ТК РФ). Зафиксируйте в политике: оформляете ДМС/travel, или отказ с обоснованием и планом при болезни.
Чем duty of care отличается от форс-мажора при срыве рейса?
Duty of care – подготовка до выезда: риски, полис, контакты, план Б. Форс-мажор – реакция при отмене рейса или отеля уже в поездке. См. форс-мажор в командировке для второго сценария.
Что прописать в тревел-политике про безопасность?
Минимум: классы поездок, правила страхования, pre-trip брифинг, экстренные контакты, эскалация, документы после инцидента, срок ревизии. Полный каркас политики – в шаблоне тревел-политики.
Кто платит за медицинский полис при командировке за рубеж?
Если полис обязателен для визы или въезда, расходы относятся к командировочным и возмещаются работодателем (ст. 168 ТК РФ, ПП РФ №749). Укажите страхование в приказе о командировке.
Достаточно ли устного предупреждения сотруднику о рисках?
Нет для доказуемого duty of care. Отправьте письменный брифинг с рисками региона, полисом и планом Б; сохраните подтверждение получения. На практике это снижает хаос, когда инцидент случается ночью.
Какую роль играет TMC при инциденте?
TMC помогает с перебронированием, связью с перевозчиком и сопровождением по договору, если контакты и полномочия заданы заранее. Проверьте в договоре: есть ли линия для экстренных случаев и кто эскалирует в вашу компанию.